Razvijanje kakovosti

NAMEN

Procesi razvijanja kakovosti spodbujajo načrtovanje ukrepov za izboljšave in nove razvojne rešitve. S tem se spodbuja razvojna usmerjenost organizacije.

OPIS

V obdobju 2022 -2024 smo na Andragoškem centru Slovenije udejanjali načrtovane izboljšave, ki so izhajale iz ugotovitev analize izvajanja in spremljanja programov usposabljanja in spopolnjevanja v letih 2021 in 2022, ugotovitev nacionalnih evalvacij izvajanja izobraževanja odraslih na daljavo med pandemijo, ugotovitev analize načinov spremljanja dela na ACS iz 2023, priporočil notranje revizije ACS, strokovnih razmislekov in pogovorov v kolektivu ACS in drugih sprotnih spremljav, ki so pokazale na potrebe po uvajanju izboljšav v proces dela ACS.

V letu 2022 smo konkretne ukrepe za razvoj kakovosti usmerili zlasti v rešitev prostorske stiske za izvajanje dejavnosti usposabljanja in spopolnjevanja strokovnih delavcev ter vidike digitalizacije izobraževalnih in delovnih procesov na ACS.

V letu 2023 so bili ukrepi za razvoj kakovosti usmerjeni v naslednja področja: krepitev notranjega sistema kakovosti ACS, izboljšave pri organiziranosti in organizaciji dela, digitalizacija in optimizacija izobraževalnih in delovnih procesov na ACS ter v interna usposabljanja zaposlenih, strokovne ekskurzije in petkova srečanja. 

V letu 2024 smo konkretne ukrepe za razvoj kakovosti usmerili zlasti v krepitev notranjega sistema kakovosti na ACS, izboljšave za organiziranost in organizacijo dela, digitalizacijo in optimizacijo delovnih procesov, razvoj kadrov ACS, sodelovanje z zunanjimi deležniki ter knjižnico ACS in knjižničarsko dejavnost kot eno od temeljnih dejavnosti ACS. 

AKTIVNOSTI

Obdobje 2022 – 2024:

• Komisija za kakovost je pripravila Akcijski načrt za razvoj kakovosti ACS 2022, ki ga je sprejel kolegij, 11. 7. 2022.
• Komisija za kakovost je pripravila Akcijski načrt za razvoj kakovosti ACS 2023, ki ga je sprejel kolegij, 15. 5. 2023.
• Komisija za kakovost je pripravila Akcijski načrt za razvoj kakovosti ACS 2024, ki ga je sprejel kolegij, 13. 5. 2024.

V letu 2024 lahko izpostavimo naslednje ključne izboljšave, ki smo jih vpeljali v delovne in izobraževalne procese ACS:

• vpeljava sistema VASCO (poslovni informacijski sistem, finančno računovodski podsistem);
• nadgradnja sistema KADRIS (funkcionalnosti za upravljanje delovnega časa, prisotnosti in dostopa zaposlenih itd.);
• prenova ACS intranet strani za zaposlene;
• na intranetu ACS smo pripravili poseben zavihek »Kakovost na ACS«, kjer so objavljeni vsi ključni dokumenti v zvezi s kakovostjo na ACS in imajo do njih dostop vsi zaposleni;
• pripravljena strateška izhodišča internega usposabljanja zaposlenih;
• realizacija treh internih usposabljanj zaposlenih z namenom krepitve organizacijske kulture ter načinov sodelovanja in povezovanja zaposlenih;
• strokovna ekskurzija za zaposlene v Zeliščarski center JV Slovenije, kjer smo se udeležili osrednje prireditve ob otvoritvi Gozdnih knjižnic v Sloveniji;
• prenova koncepta petkovih srečanj ACS;
• strateški načrt specialne knjižnice ACS za obdobje 2024–2028 in
• poslovnik o založniški dejavnosti ACS.

V letu 2023 smo vpeljali naslednje izboljšave v delovne in izobraževalne procese ACS:

• pripravili smo Pravila in infografiko za postopek priprave pogodb in njihove realizacije do izplačila;
• vse vodje središč ter vodje projektov in nalog so v letu 2023 pridobili SI-GENCO za elektronsko podpisovanje pogodb in e-računov;
• pripravili smo oblikovna in tehnična navodila za interno oblikovanje dokumentov;
• izpeljali smo aktivnosti, da so vsi zaposleni dobili brezplačne Arnesove Zoom licence;
• izpeljali smo interno usposabljanje zaposlenih o pravno-formalnih in finančnih vidikih sklepanja različnih vrst pogodb na projektih;
• izpeljali smo strokovno ekskurzijo, obiskali smo Narodni dom v Trstu, kjer so nam različni izvajalci izobraževanja odraslih z regije, predstavili njihove aktivnosti in projekte in kjer smo identificirali področja za skupna možna sodelovanja v prihodnje;
• okrepili smo sistematičnost letnega načrtovanja petkovih srečanj, ki so namenjena izmenjavi znanj in izkušenj ter informacij med zaposlenimi, izpeljali smo 13 petkovih srečanj;
• na spletni strani ACS smo redno ažurirali zavihek »Kakovost na ACS«.

V letu 2022 smo vpeljali naslednje izboljšave v delovne in izobraževalne procese ACS:

• pregradili smo seminarsko in sejno sobo s premično steno, kar nam sedaj omogoča, da lahko v skupni prostor sprejmemo več udeležencev in izvedemo večje dogodke;
  
• premestili smo stare arhive iz seminarske sobe v zato urejene prostore v kleti; uredili smo prostor, ki ga bo v prihodnje mogoče uporabiti kot dodatni delovni prostor za nove sodelavce;
• v seminarski in sejni sobi smo posodobili avdio in video opremo, ki sedaj omogoča izvajanje hibridne oblike izobraževanja in drugih oblik izobraževanja in dogodkov, podprtih z IKT tehnologijo;
• vpeljali smo sistem Kadris, celovito digitalno rešitev za učinkovito vodenje zaposlenih, ki na enotni platformi združuje kadrovski, registracijski in plačni sistem;
• zaposlene smo usposobili za uporabo Outlookovega koledarja pri načrtovanju dogodkov ter rezervacijah skupnih prostorov;
• za zaposlene smo pripravili in izpeljali 16 ur spopolnjevanja, namenjenega krepitvi IKT in didaktičnih kompetenc za izvajanje izobraževanja na daljavo ter uporabo IKT orodij v delovnih procesih;
• na spletnem portalu Moj ACS smo znotraj profila udeleženca/zaposlenega ACS vzpostavili zavihek, od koder zaposleni lahko dostopajo do posnetkov usposabljanj in spopolnjevanj;
• proučili smo temeljne značilnosti modela CAF in se z nosilci uvajanja modela dogovorili, da nas v letu 2023 vključijo v usposabljanja in pripravo samoocene po tem modelu;
• z namenom obveščanja javnosti smo pripravili vsebinsko zasnovo za predstavitev notranjega sistema kakovosti na ACS na spletni strani ACS.